Não adianta
reclamar: as reuniões fazem parte do dia a dia dos empreendedores
e são essenciais
para estabelecer uma comunicação entre a equipe. Elas ajudam
ainda no planejamento e na resolução de problemas de forma coletiva. Mas é
verdade que, com tantas pessoas em um mesmo ambiente, é muito fácil se
distrair. Fui executivo numa multinacional por muitos anos e o problema de
improdutividade de reuniões era algo com
o qual eu sempre me deparava, para o qual procurei usar minha estratégia
baseada naquilo que observei no passado e apliquei nos últimos 15 anos com
ótimos resultados.
Para que uma reunião seja
produtiva e não faça os funcionários da sua empresa perderem tempo, é preciso
se organizar para o evento. Ele deve ser planejado previamente e conduzido de
maneira correta para que não aconteça nenhum desvio do tema inicial. Também
falo sempre para as pessoas que estão em uma reunião que desliguem os
celulares, porque ele é uma distração constante e atrapalha quem está liderando
o encontro.
1. Planejamento
Toda reunião deve ter um
motivo para acontecer e um objetivo a ser atingido. Esses são aspectos que
devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro com a equipe. As
pessoas tem dificuldade em decidir apenas um objetivo, mas é preciso definir
aquele principal para que a reunião tenha uma justificativa. As reuniões devem
ser imprescindíveis e o mais curtas
possíveis.
2. Convocação
Não adianta nada chamar todos
os membros de uma equipe se nem todos eles estão relacionados ao tema que vai
ser discutido na reunião. Minha dica,“Chame apenas as pessoas que podem
contribuir com o objetivo do encontro”. Depois dele, esses participantes podem
passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente na conversa. A
mistura de cargos em uma mesma reunião também pode levar a um distanciamento do tema inicial a ser tratado.
3. Agenda
“Com o nosso estilo de vida
cada vez mais acelerado, as pessoas estão sempre com algum compromisso. Uma
reunião deve ter hora para começar e hora para acabar. Não dá para ficar
esperando aqueles que estão atrasados para dar início à conversa”, assim aconselho
nos meus treinamentos. Por exemplo, recomendo que esse problema de atraso seja
resolvido com alguma coisa antes da reunião como um coffee break. Assim, as pessoas chegam aos
poucos e com antecedência.
4. Liderança
A escolha da pessoa que vai conduzir
a reunião também é essencial. O líder deve ter a habilidade de levar a conversa
adiante. Além disso, deve conhecer os outros participantes, para que saiba
explorá-los da maneira correta e o encontro tenha um bom rendimento.
Especialistas aconselham que o presidente não seja o líder nesses casos. “Dessa
forma, ele está mais distante da reunião e pode interferir em casos de impasse e discussão acalorada”
O líder também deve estar
atento para a comunicação não verbal dos membros da equipe - aspecto muito negligenciado
que observei. Olhando o comportamento daqueles que estão ao seu redor, o chefe
da reunião consegue se adequar para que
haja mais engajamento por parte dos
participantes.
5. Regras
Para que a reunião seja
aproveitada ao máximo, é recomendado que se estabeleçam algumas regras de
conduta - que podem ser enviadas previamente por e-mail ou comunicadas no
início da conversa. “O líder também deve ter habilidade para fazer com que
essas regras sejam seguidas”, explico sempre. Nelas, deve estar inclusa
assuntos, a ordem para cada um ter a sua vez para falar e também o tempo que
podem gastar nessa fala.
6. Finalização
O encerramento de uma reunião
deve amarrar tudo que foi discutido e ver se o objetivo foi alcançado. Ao fim
da conversa, uma pessoa deve ficar responsável por passar a ata da reunião para
todos os participantes. Nela, devem estar presentes as incumbências para o
próximo encontro e um cronograma com os prazos de entrega das tarefas que podem
ter sido discutidas. Comprometer os participantes a dar o melhor de si. Quando
isso não é feito, as ideias começam a se repetir e as reuniões ficam estagnadas
em um único ponto, sem chegar a uma
conclusão.
Coloque em pratica estas dicas e comprove o melhor aproveitamento !
Coloque em pratica estas dicas e comprove o melhor aproveitamento !
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